¿Cómo se gestiona la caja diaria de un comercio?

La caja de un comercio es la liquidez existente en un negocio una vez calculadas las entradas y salidas de efectivo mediante un registro contable.

La gestión de la caja diaria es una parte muy importante de la administración de un comercio. El control de efectivo, de gastos y cobros, así como de la liquidez existente en un negocio, es fundamental, según los expertos, para que exista un equilibrio financiero y que pueda prosperar. 

Saber realizar eficazmente esta gestión y llevar todas las operaciones al día es una tarea que requiere de tiempo y personal especializado. Dependiendo del volumen del negocio, esto no es una tarea fácil. ¿Quieres saber en qué consiste la gestión diaria de la caja de un comercio?

En Prosegur Cash ofrecemos a nuestros clientes una solución digital para la gestión diaria e integral del efectivo en cualquier comercio o punto de venta: Cash Today.  

Este servicio incluye una registradora de efectivo que permite el control y gestión del efectivo de un comercio, acceder a la información del acumulado en tiempo real y prevenir la utilización de billetes falsos.

También ofrecemos con Cash Today, y en caso de necesidad, la recogida del efectivo y la entrega de cambio. Una solución perfecta para la gestión diaria de la caja de manera efectiva.




¿Qué es la caja de un comercio?

La caja de un comercio es la liquidez existente en un negocio una vez calculadas las entradas y salidas de efectivo mediante un registro contable. La liquidez de un comercio es la base de la supervivencia del negocio, por lo que debe ser controlada de forma exhaustiva y eficiente a través de la gestión de clientes y deudas. 

La gestión de caja de un comercio puede entenderse, por lo tanto, como un conjunto de actuaciones tendentes a relacionar y controlar los movimientos de caja. Estos incluyen los cobros y pagos realizados en efectivo, pero también otro tipo de movimientos, como la retirada o los traspasos de efectivo

Su finalidad es que siempre exista un balance positivo que permita hacer frente a las obligaciones de pago de nuestro comercio y contar con la liquidez necesaria para obtener beneficios y que la actividad resulte rentable.

Una gestión diaria de caja efectiva debe tener en cuenta:

  • Contar con un responsable de los movimientos de caja. Dependiendo del tamaño del comercio puede existir más de uno, pero lo ideal es que haya una persona encargada de controlar los movimientos de caja y de anotarlos en un libro contable. Si el negocio está abierto más horas, puede ser necesario que haya dos responsables de caja para supervisar todos los movimientos.
  • Hacer una previsión de cobros y pagos. Es importante para que no haya imprevistos o falte efectivo. Una correcta planificación es esencial para la gestión de caja diaria en cualquier comercio.
  • La existencia de justificantes de todas las salidas y entradas de efectivo. Esto ayudará a controlar de manera más eficaz la caja y permitirá auditorías o controles extraordinarios, así como cuadrar posibles descompensaciones debidas a errores.
  • La realización de un arqueo de caja diario.

 

La gestión de caja diaria de un comercio

El flujo de efectivo en un negocio es esencial. Que los ingresos sean mayores que los gastos es lo que hace a un comercio viable. La gestión de la caja diaria es la que controla y planifica que esto suceda. Hay que tener en cuenta:

  • Controlar el efectivo en caja con el que se inicia la jornada de actividad laboral. Suele pensarse que el arqueo de caja debe hacerse únicamente al cierre de operaciones, pero si se realiza también a primera hora, permite empezar el día con la caja cuadrada y es más fácil su cierre. 
  • Además, aquí se pueden controlar otras operaciones, como pagos por domiciliación o ingresos por tarjeta de crédito que se hayan realizado desde el cierre de operaciones el día anterior hasta la apertura de ese día.
  • Tener un control eficiente de la caja a lo largo de toda la jornada. Eso incluye depositar el efectivo, contar el efectivo y eliminar diferencias respecto a los recuentos de la mañana. Es importante llevarlo a cabo de dos en dos para tener un mayor control y prevenir errores humanos. La entrega de efectivo debería ejecutarse en momentos de menor actividad y se debería hacer constar la cantidad, hora y empleado que ha efectuado la entrega. El responsable de caja debería firmar también dicha entrega.
  • Llevar un libro contable donde se anoten todos los movimientos de caja.

 

El arqueo de caja

Una de las operaciones más importantes para la gestión de la caja diaria de un comercio es el arqueo de caja

Se efectúa normalmente al final del día y es un procedimiento que permite el recuento de las transacciones de dinero llevadas a cabo en el comercio, incluyendo no solo las compras y pagos en efectivo, sino también todas aquellas operaciones realizadas mediante tarjeta o cualquier otro medio cuantificable de pago, cobro o devolución. 

Esto es mucho más fácil si se cuenta con un cajón inteligente, como el que ofrecemos con el servicio Cash Today, que mediante la digitalización y eficiencia que aporta, consigue reducir el tiempo de cuadre del efectivo. 

Es la mejor manera de calcular el balance total al final de la jornada laboral, así como de solventar los posibles errores y prevenirlos. Gracias al arqueo de caja se refleja la realidad económica y financiera del comercio de manera real.

La gestión de la caja diaria de un comercio es una tarea fundamental para el equilibrio y rentabilidad de un negocio. Debe hacerse de manera eficiente y continuada para que el comercio resulte viable.